Цифровизация архива Управления Росреестра по Ульяновской области

Одной из целей, стоящих в настоящее время перед Росреестром, является повышение качества оказания государственных услуг и оптимизация процедур кадастрового учета и государственной регистрации прав за счет автоматизации процесса обмена сведениями, содержащимися в государственных информационных ресурсах, в том числе за счет перевода бумажных документов в электронную форму.

«Создание архива электронных документов упростит поиск документов и позволит оперативно использовать документы внутри ведомства, что приведет к сокращению срока оказания государственных услуг, в том числе услуг по экстерриториальному принципу, при котором любые электронные документы будут доступны в любой точке страны всем заинтересованным лицам», - сообщил заместитель руководителя Управления Росреестра по Ульяновской области Матвеев Александр Константинович.

Для достижения поставленной цели необходим перевод в электронный вид всех бумажных документов, накопленных за многие годы работы. Так, в архивах Управления Росреестра по Ульяновской области находится на хранении более 1 000 000 дел правоустанавливающих документов, из которых необходимо перевести в электронный вид 873 000 дел, а в листах эта цифра составляет 122 000 000 единиц. Именно поэтому было принято решение о реализации проекта «Стоп-бумага», который к 2025 году позволит практически полностью избавиться от бумажного документооборота и позволит исключить создание новых архивохранилищ. В настоящее время уже переведено в электронный вид 270 000 дел.

«При переводе бумажных документов в электронный вид особое внимание уделяется качеству выполняемой работы. Работы выполняются на сканирующем оборудовании, обеспечивающем высокое качество отсканированных документов, в том числе объемных, сброшюрованных и ветхих документов без нанесения ущерба оригиналу», - отметила начальник отдела ведения ЕГРН Управления Росреестра по Ульяновской области Закирова Оксана Шакиржановна.

Созданные в результате сканирования электронные документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника, что обеспечивает юридическую значимость электронных документов.

Для хранения всех электронных документов создана специальная информационная система ИС «Архив», которая обеспечит длительное хранение документов в исходном виде.

ИС «Архив» будет интегрирована в федеральную информационную систему Единого государственного реестра недвижимости (ФГИС ЕГРН), что позволит оперативно находить любой документ, который потребуется для осуществления кадастрового учета и государственной регистрации прав, что существенно увеличит скорость принятия решения государственным регистратором.

Цифровизация архива позволит исключить необходимость создания новых архивохранилищ и соответственно расходов на их содержание, исключит хранение новых документов на бумажном носителе, значительно упростит поиск и анализ документов в сфере оборота недвижимости, сделает удобным получение услуг, будет способствовать сокращению сроков регистрации прав на недвижимость.